Faktura elektroniczna i płatności: jak zamknąć krąg bez gonienia za wpływami
Wystawiasz fakturę w trzydzieści sekund. Potem spędzasz trzy tygodnie na sprawdzaniu, czy ktoś ją naprawdę zapłacił. Jest sposób, aby to uniknąć.
Fakturowanie elektroniczne rozwiązało jeden problem (transmisję dokumentu podatkowego), ale nie następny, często bardziej uciążliwy: wiedzieć, czy i kiedy ta faktura została faktycznie zapłacona. Wiele małych firm wciąż sprawdza wyciąg bankowy ręcznie, porównując źle napisane opisy. Zobaczmy, jak naprawdę połączyć fakturowanie i wpływy.
Problem, którego faktura elektroniczna nie rozwiązuje
System transmisji gwarantuje, że faktura jest prawidłowo przekazana klientowi i urzędowi podatkowemu, ale nic nie mówi o tym, kiedy (lub czy) klient naprawdę zapłaci.
Dla tych, którzy zarządzają dziesiątkami faktur miesięcznie, czas spędzony na ręcznym sprawdzaniu każdej płatności jest często wyższy niż czas spędzony na wystawianiu samych faktur.
Jak połączyć fakturowanie i wpływy w praktyce
Link płatności generowany bezpośrednio z faktury pozwala klientowi zapłacić jednym kliknięciem, a systemowi automatycznie oznaczyć fakturę jako rozliczoną.
Wirtualne IBAN (dedykowany kod IBAN dla każdego klienta lub faktury) pozwalają automatycznie zidentyfikować, do jakiego dokumentu należy otrzymany przelew, bez ręcznego porównywania opisów.
Przyjmowanie faktur B2B przez polecenie zapłaty (SDD) automatyzuje windykację dla powtarzających się klientów, drastycznie redukując opóźnienia płatności.
Co się zmienia dla twojej księgowości
Z połączonym systemem, rekoncyliacja między wystawionymi fakturami i otrzymanymi wpływami staje się prawie automatyczna, redukując ręczne błędy i czas poświęcony na kontrolę.
Widoczność w czasie rzeczywistym na to, które faktury są niezapłacone, pozwala ci działać wcześniej na opóźnieniach płatności, zamiast odkrywać je z tygodniowym opóźnieniem na koniec miesiąca.
- Faktura elektroniczna gwarantuje transmisję dokumentu, nie śledzenie płatności.
- Linki płatności i wirtualne IBAN automatyzują dopasowanie między fakturą i otrzymanym wpływem.
- Polecenie zapłaty redukuje opóźnienia na powtarzających się fakturach do zwyczajowych klientów.
- Połączony system daje widoczność w czasie rzeczywistym na wciąż niezapłacone faktury.
- Kontynuowanie ręcznego sprawdzania każdej płatności przez porównywanie ręcznie napisanych opisów.
- Nieoferowanie bezpośredniej metody płatności (link lub karta) powiązanej z samą fakturą.
- Odkrywanie opóźnień płatności tylko na koniec miesiąca, zamiast monitorować je w czasie rzeczywistym.
Najczęściej zadawane pytania
Tak, wiele systemów fakturowania pozwala generować i wstawiać link płatności w dokumencie wysłanym klientowi, lub połączyć go odrębnie przez email.
Tak, polecenie zapłaty SEPA (SDD) jest używane zarówno dla klientów prywatnych jak i biznesowych, z upoważnieniem podpisanym przez dłużnika.
Zależy od wolumenów, ale dla tych, którzy zarządzają dziesiątkami lub setkami faktur miesięcznie, oszczędność mierzy się często w tygodniowych godzinach pracy administracyjnej.
Połącz faktury i wpływy automatycznie
Z Daevon generujesz linki płatności, wirtualne IBAN i polecenia zapłaty, wszystko połączone z twoim procesem fakturowania.
