E-Rechnung und Zahlungen: den Kreis schließen, ohne deinem Geld nachzujagen
Du stellst die Rechnung in dreißig Sekunden aus. Dann verbringst du drei Wochen damit zu prüfen, ob sie überhaupt bezahlt wurde. Es gibt einen Weg, das zu vermeiden.
Die E-Rechnung hat ein Problem gelöst (die Übermittlung des Steuerdokuments), aber nicht das nächste, oft lästigere: zu wissen, ob und wann diese Rechnung tatsächlich bezahlt wurde. Viele kleine Unternehmen prüfen immer noch den Kontoauszug von Hand und gleichen schlecht geschriebene Zahlungsreferenzen ab. So verbindet man Rechnungsstellung und Zahlungen wirklich.
Das Problem, das die E-Rechnung nicht löst
Das Übermittlungssystem garantiert, dass die Rechnung korrekt an den Kunden und die Steuerbehörde übertragen wird, sagt aber nichts darüber aus, wann (oder ob) der Kunde tatsächlich zahlen wird.
Für alle, die Dutzende Rechnungen pro Monat verwalten, ist die Zeit für die manuelle Überprüfung jeder Zahlung oft größer als die Zeit für die Ausstellung der Rechnungen selbst.
Wie man Rechnungsstellung und Zahlungen in der Praxis verbindet
Ein direkt von der Rechnung generierter Zahlungslink lässt den Kunden mit einem Klick bezahlen, und das System kann die Rechnung automatisch als bezahlt markieren.
Virtuelle IBANs (ein dedizierter IBAN-Code pro Kunde oder Rechnung) ermöglichen es, automatisch zu identifizieren, zu welchem Dokument eine eingehende Überweisung gehört, ohne Zahlungsreferenzen von Hand abzugleichen.
B2B-Rechnungen per Lastschrift (SDD) einzuziehen automatisiert den Einzug bei wiederkehrenden Kunden und reduziert Zahlungsverzögerungen drastisch.
Was sich in deiner Buchhaltung ändert
Mit einem verbundenen System wird der Abgleich zwischen ausgestellten Rechnungen und erhaltenen Zahlungen fast automatisch, was manuelle Fehler und Prüfzeit reduziert.
Die Echtzeit-Übersicht darüber, welche Rechnungen noch unbezahlt sind, lässt dich bei Verzögerungen früher handeln, statt sie erst Wochen später am Monatsende zu entdecken.
- Die E-Rechnung garantiert die Übermittlung des Dokuments, nicht die Nachverfolgung der Zahlung.
- Zahlungslinks und virtuelle IBANs automatisieren den Abgleich zwischen Rechnung und erhaltener Zahlung.
- Lastschrift reduziert Verzögerungen bei wiederkehrenden Rechnungen an Stammkunden.
- Ein verbundenes System gibt Echtzeit-Übersicht darüber, welche Rechnungen noch offen sind.
- Weiterhin jede Zahlung manuell überprüfen, indem man handgeschriebene Referenzen abgleicht.
- Keine direkte Zahlungsmethode (Link oder Karte) anbieten, die mit der Rechnung selbst verbunden ist.
- Zahlungsverzögerungen erst am Monatsende entdecken, statt sie in Echtzeit zu überwachen.
Häufig gestellte Fragen
Ja, viele Rechnungssysteme erlauben es, einen Zahlungslink im an den Kunden gesendeten Dokument zu generieren und einzubetten, oder ihn separat per E-Mail anzuhängen.
Ja, die SEPA-Lastschrift (SDD) kann sowohl für Privat- als auch für Geschäftskunden verwendet werden, mit einem vom Schuldner unterzeichneten Mandat.
Das hängt vom Volumen ab, aber für alle, die Dutzende oder Hunderte Rechnungen pro Monat verwalten, wird die Ersparnis oft in Stunden Verwaltungsarbeit pro Woche gemessen.
Verbinde Rechnungen und Zahlungen automatisch
Mit Daevon generierst du Zahlungslinks, virtuelle IBANs und Lastschriften, alles verbunden mit deinem Rechnungsprozess.
